Hoe vier organisaties in de ouderenzorg van de lessen uit tientallen innovatieprojecten een gezamenlijk verhaal maakten

Opdrachtgever
Community of Practice ouderenzorg Den Haag (samenwerking van vier ouderenzorgorganisaties)

Vraagstuk
Binnen de deelnemende organisaties liepen veel innovatieprojecten, maar de kennis en ervaringen uit die projecten kwam te weinig naar boven en beschikbaar voor de andere organisaties. Terwijl het doel van de Community of Practice juist is om te voorkomen dat iedereen steeds opnieuw het wiel uitvindt en wil zorgen dat succesvolle innovaties sneller kunnen worden opgeschaald.

Mijn rol
Procesbegeleider, ontwerper van het leertraject, facilitator van werksessies, programmamaker van het kennisevent en ontwikkelaar van de visuele eindproducten (in samenwerking met M-space visual creatives).

Resultaat
Een gezamenlijk leertraject, een kennisevent, een visuele publicatie met de belangrijkste lessen én een sterker netwerk van projectleiders die elkaar weten te vinden en van elkaar blijven leren.

De uitdaging: veel innovatie, weinig uitwisseling

De ouderenzorg staat voor grote uitdagingen. De vergrijzing en de zwaarte van de problematiek in de ouderenzorg neemt toe, terwijl het tekort aan medewerkers groeit. Tegelijk verschuift de aandacht van de ouderenzorg steeds meer van puur ‘zorg leveren’ naar het ondersteunen van kwaliteit van leven van ouderen.

Dat vraagt om nieuwe oplossingen.

Binnen vier Haagse ouderenzorgorganisaties werd daarom volop geëxperimenteerd. Er liepen tientallen innovatieprojecten, variërend van technologische vernieuwingen tot nieuwe manieren van samenwerken en ondersteunen. De organisaties werkten samen binnen een Community of Practice die zich richtte op de toekomst van de ouderenzorg.

In de Community of Practice bundelen de organisaties hun krachten. Want ze zagen dat op verschillende plekken vergelijkbare vragen onderzocht werden. Mensen deden waardevolle ervaringen op en ontdekten wat wel en niet werkte. Door kennis- en ervaringen te bundelen en van elkaar te leren, kun je sneller zien wat kansrijk is en welke oplossingen het verdienen om verder te worden ontwikkeld. De Community of Practice zag daarin een belangrijke kans. Niet alleen om kennis te delen, maar vooral om samen meer te leren en sneller en effectiever te innoveren dan iedere organisatie afzonderlijk zou kunnen.

De vraag aan mij was om die kennisuitwisseling te helpen organiseren. Aanvankelijk werd gedacht aan een praatplaat en een bijeenkomst waarin de resultaten gedeeld konden worden.

Tijdens de eerste gesprekken werd duidelijk dat de uitdaging groter was. Voordat je kennis kunt delen, moet je namelijk eerst samen scherp krijgen wat er eigenlijk geleerd is.

Eerst overzicht creëren

Ik begon met een inventarisatie van alle lopende innovatieprojecten. Op een online samenwerkingsbord in Miro bracht ik de projecten in beeld en groepeerde ik ze rondom verschillende thema's. Zo ontstond overzicht van wat er binnen de vier organisaties allemaal gebeurde.

Daarnaast sprak ik met projectleiders uit de verschillende organisaties. Die gesprekken maakten duidelijk dat het traject alleen kans van slagen had als de projectleiders zelf een centrale rol zouden krijgen. Zij waren immers degenen die de ervaringen hadden opgedaan en de verhalen achter de projecten kenden.

Samen met de opdrachtgevers ontwierp ik daarom een traject waarin de projectleiders actief met elkaar aan de slag gingen.

Van losse projecten naar gezamenlijke lessen

De kern van het traject bestond uit twee interactieve werksessies. Het doel was niet om een lijst met algemene leerpunten op te stellen. Ik wilde juist de ervaringen achter die lessen zichtbaar maken. Daarom werkten we met verschillende werkvormen die mensen hielpen om verder te kijken dan de gebruikelijke projectevaluatie.

We bespraken successen en teleurstellingen, verkenden verschillende perspectieven en onderzochten welke inzichten echt van waarde waren voor andere organisaties.

Gaandeweg ontstonden rijkere gesprekken. Projectleiders ontdekten overeenkomsten tussen projecten die op het eerste gezicht weinig met elkaar te maken hadden. Ze herkenden elkaars dilemma's en zagen dat veel vraagstukken breder speelden dan binnen hun eigen organisatie.

Waar zij aanvankelijk vooral vanuit hun eigen project dachten, ontstond langzaam een gezamenlijk beeld van de uitdagingen waar de sector als geheel voor staat.

Beeld als hulpmiddel om samen te leren

Beeld speelde gedurende het traject een belangrijke rol. Tijdens de sessies werd gewerkt met visuele werkvormen en een live tekenaar die gesprekken direct vertaalde naar beelden. Dat hielp deelnemers om verbanden te zien, inzichten vast te houden, concreet te worden en sneller tot een gezamenlijk beeld te komen.

Na iedere sessie werden de opbrengsten verwerkt in een visueel verslag. Daardoor bleef niet alleen de inhoud behouden, maar ook het gezamenlijke beeld dat tijdens de bijeenkomsten was ontstaan.

De vertaalslag naar een breder publiek

Na de workshops lag er een grote hoeveelheid inzichten, ervaringen en leerpunten op tafel. De volgende uitdaging was om deze toegankelijk te maken voor een bredere groep medewerkers, managers en bestuurders.

Samen met de opdrachtgevers vertaalde ik de opbrengsten naar een gezamenlijk kennisevent. In plaats van een ingewikkeld programma kozen we bewust voor eenvoud.

Projectleiders vertelden over hun ervaringen. Medewerkers deelden wat innovaties in de praktijk betekenden. Bezoekers gingen aan thematafels met elkaar in gesprek over de belangrijkste lessen. Daardoor ontstond geen eenrichtingsverkeer, maar een bijeenkomst waarin mensen actief deelnamen aan het gesprek.

Daarnaast ontwikkelden we in samenwerking met M-space visual creatives een visuele publicatie waarin alle inzichten samenkwamen. Geen traditioneel rapport, maar een uitklapbaar boekje dat ook als poster gebruikt kan worden. Een vorm die uitnodigt om erbij te pakken, op te hangen en het gesprek voort te zetten.

Wat leverde het op?

De leerervaringen uit de verschillende innovatieprojecten werden verzameld, gestructureerd en gedeeld via het event en de publicatie. Daardoor konden organisaties profiteren van ervaringen die eerder vooral binnen afzonderlijke projecten bleven.

Maar de belangrijkste opbrengst zat ergens anders. Tijdens het traject groeide er een gevoel van gezamenlijkheid tussen de projectleiders. Waar zij elkaar aanvankelijk vooral wilden informeren over hun eigen project, ontstond gaandeweg het besef dat zij samen werkten aan dezelfde maatschappelijke opgave en werden ze oprecht nieuwsgierig naar wat er in andere organisaties gebeurde.

Ze ontdekten dat ze tegen vergelijkbare vragen aanliepen, veel van elkaar konden leren en onderdeel waren van een grotere beweging binnen de ouderenzorg.

"Aan het begin waren het vier organisaties met hun eigen projecten. Aan het einde stond er een team met één gezamenlijk verhaal." Elisabeth de Vries, senior adviseur Saffier

Dat is uiteindelijk misschien wel de belangrijkste vorm van kennisdeling. Niet alleen leren van elkaars resultaten, maar ook ervaren dat je er niet alleen voor staat.

Voor de Community of Practice ontstond daarmee niet alleen een overzicht van de belangrijkste lessen uit de innovatieprojecten, maar ook een sterker netwerk van mensen die elkaar weten te vinden en van elkaar blijven leren. Dat vergroot de kans dat veelbelovende innovaties niet blijven steken in losse pilots, maar verder kunnen groeien en meer impact maken.

Lees hier verder over andere versnellingstrajecten.