In 8 weken van visie naar uitvoerbare ideeën. Een nieuw inburgeringstraject ontwerpen doe je samen.

Opdrachtgever
Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Vraagstuk
De gemeente had een duidelijke visie op inburgering, maar zocht naar manieren om die visie concreet te vertalen naar de praktijk. Welke aanpakken en partijen passen daarbij? Wat hebben inburgeraars daadwerkelijk nodig? En hoe kom je in korte tijd tot ideeën waar bestuurders en uitvoerders mee verder kunnen?

Mijn rol
Ontwerper en begeleider van het ontwerptraject, samen met design thinking expert Venna Cohen (VeAtion).

Resultaat
Zes uitgewerkte concepten voor een nieuwe aanpak van inburgering, breed draagvlak onder betrokken partners en een fundament waarop een jaar later nog steeds wordt voortgebouwd.

Van visie naar praktijk

Inburgering gaat over meer dan taal leren. Natuurlijk is het belangrijk dat nieuwkomers de Nederlandse taal leren spreken. Maar uiteindelijk draait inburgering ook om het vinden van een plek in de samenleving. Om meedoen, contacten opbouwen en zo zelfstandig mogelijk je weg vinden in een nieuwe omgeving.

Binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp was die visie helder. De vraag was niet óf er iets moest veranderen, maar hoe die visie het beste vertaald kon worden naar een aanpak die werkt in de praktijk. Daar zat meteen de uitdaging.

De opdrachtgever zag in dat een nieuw plan niet achter een bureau bedacht kon worden. Tegelijk moest er vóór het zomerreces voldoende richting liggen om daarna voldoende tijd te hebben voor de uitwerking van plannen en de bestuurlijke besluitvorming.

Het was inmiddels mei. Er was dus geen tijd voor een traject van maanden. In acht weken moesten we samen komen tot ideeën en bouwstenen die voldoende houvast boden voor de volgende fase.

Ontwerpen met de mensen die het gaan doen

Tijdens ons eerste gesprek kwamen we al snel tot de conclusie dat een design thinking traject goed zou passen bij deze opgave. Omdat deze ontwerpmethode een praktische en stap voor stap manier biedt om verschillende perspectieven bij elkaar te brengen en samen nieuwe mogelijkheden te verkennen.

Tegelijk stelde de opdrachtgever een duidelijke voorwaarde. Het traject moest niet alleen inspirerend zijn. Er moest ook iets uitkomen waar de gemeente daadwerkelijk mee verder kon. Samen met design thinking expert Venna Cohen ontwierp ik daarom een intensief traject van acht weken.

We werkten met een kernteam vanuit de gemeente, organiseerden wekelijkse afstemmomenten en maakten vanaf het begin een strakke planning richting de deadline. Dat werkte alleen omdat alle betrokkenen bereid waren hun agenda vrij te maken en zich gedurende die periode echt aan het proces te verbinden.

Niet praten over de doelgroep, maar mét de doelgroep

Een belangrijk uitgangspunt was dat we de nieuwe aanpak niet alleen met professionals wilden ontwerpen. Juist de ervaringen van inburgeraars zelf moesten een belangrijke plek krijgen.

Daarom betrokken we naast gemeentelijke medewerkers en samenwerkingspartners ook ervaringsdeskundigen. Daarnaast voerden we interviews en organiseerden we testsessies om ideeën te toetsen. Dat zorgde ervoor dat gesprekken niet bleven hangen in aannames.

Steeds opnieuw kwamen we terug bij dezelfde vraag: wat heeft iemand die nieuw is in onze gemeente eigenlijk nodig om hier zijn of haar plek te vinden? Door die vraag centraal te stellen ontstonden andere gesprekken dan wanneer je direct begint met beleid, contracten of organisatievormen.

Wennen aan een andere manier van werken

Voor veel deelnemers was design thinking nieuw. Dat betekende dat er niet alleen gewerkt werd aan de inhoudelijke opgave, maar ook aan een andere manier van denken en samenwerken. Waarom beginnen we met onderzoeken in plaats van direct oplossingen te bedenken? Waarom mogen ideeën eerst groot en ambitieus zijn voordat we ze realistischer maken? En waarom testen we ideeën voordat we ze verder uitwerken?

In het begin voelde dat voor sommige deelnemers onwennig. Gaandeweg veranderde dat. Tijdens de sprintdagen ontstond steeds meer energie. Mensen gingen anders naar het vraagstuk kijken, ontdekten nieuwe perspectieven en bouwden voort op elkaars ideeën.

Wat begon als een zoektocht naar een nieuwe aanpak van inburgering groeide uit tot een gezamenlijke ontwerpopgave. De energie was zo groot dat deelnemers tijdens de slotfase hun ideeën in een rollenspel presenteerden aan de wethouder. Een moment dat tegelijk serieus en humoristisch was, maar vooral liet zien hoeveel eigenaarschap en teamgevoel er inmiddels was ontstaan.

Van ideeën naar bouwstenen voor besluitvorming

Een veelgehoorde kritiek op creatieve trajecten is dat er mooie ideeën ontstaan, maar dat het daarna lastig is om er beleid of uitvoering op te baseren. Daarom besteedden we bewust aandacht aan de vertaalslag naar de praktijk.

Na de sprintdagen organiseerden we een extra werksessie met het kernteam. Daar beoordeelden, combineerden en scherpten we de opbrengsten aan. Vervolgens werkte ik alles uit in een verslag in woord en beeld, zodat ook mensen die niet aan het traject hadden deelgenomen de resultaten konden begrijpen en gebruiken.

Zo ontstond niet alleen enthousiasme, maar ook een stevig fundament voor de volgende fase.

Wat leverde het op?

Het traject leverde zes concrete concepten op voor de toekomst van de inburgering. De ideeën verschilden van elkaar, maar hadden één duidelijke overeenkomst: de focus verschoof van uitsluitend taalonderwijs naar het vinden van een passende plek in de gemeente en het opbouwen van een zelfstandig bestaan.

De opdrachtgever zag in de opbrengsten voldoende aanknopingspunten om verder te werken aan de nieuwe aanpak. Maar misschien nog belangrijker was wat er gebeurde tussen de mensen die betrokken waren. Tijdens het traject ontstond een gedeeld beeld van de opgave. Mensen leerden elkaars perspectieven kennen, ontwikkelden samen nieuwe ideeën en bouwden vertrouwen op in elkaar én in de gekozen richting.

Dat maakte de uitwerkingsfase die volgde veel gemakkelijker. De betrokkenen wisten elkaar sneller te vinden, begrepen beter waar keuzes vandaan kwamen en konden voortbouwen op wat zij samen hadden ontwikkeld.

Een jaar later waren alle zes de concepten nog steeds herkenbaar aanwezig in de nieuwe aanpak. Niet omdat ze letterlijk één op één zijn uitgevoerd, maar omdat de uitgangspunten en ideeën die tijdens de sprintdagen ontstonden voldoende kwaliteit hadden om als fundament te dienen voor het vervolg.

Zoals de opdrachtgever terugblikte:

"Een jaar later zijn alle belangrijke elementen uit het ontwerptraject nog steeds onderdeel van onze plannen. Wat mij vooral verraste, was hoeveel eigenaarschap er is ontstaan. Mensen voelen zich echt onderdeel van de verandering en zetten met plezier een stapje extra." Adiël Vader, manager sociaal domein, gemeente Pijnacker-Nootdorp.

Dat laat zien wat een ontwerpende aanpak kan opleveren. Niet alleen nieuwe ideeën, maar ook een gedeeld beeld van de richting én voldoende concrete bouwstenen om snel verder te kunnen met de volgende stap. Ik schreef er dit artikel over.